ابهام در انتظارات، پاندمی جدید عرصه کار
وظیفه‌‌‌شان بررسی درخواست‌‌‌های داوطلبان ورود به دانشگاه بود. آنها هیچ‌وقت فرصتی برای دیدار با دانشجویان پیدا نکردند. اینمن ۳۴ ساله می‌‌‌گوید: «کارهای مربوط به پذیرش، عملا جای کاری را گرفت که قرار بود انجام دهیم و برایش استخدام شده بودیم. احساس می‌‌‌کردم ارتباطی با این جایگاه شغلی ندارم، بیشتر به این خاطر که حس می‌‌‌کردم کارم ارزشمند نیست.»
وقتی شغلی کاملا با آنچه در آگهی آمده متفاوت از آب درمی‌‌‌آید یا به شکلی غیرمنتظره، تغییر می‌کند فرد دچار سردرگمی می‌شود. اما گزارش تحلیلی جدید موسسه گالوپ نشان می‌دهد از زمان کرونا که نحوه کار کردن مردم تغییر کرد، تعداد بیشتری از کارکنان در ایالات متحده، حس می‌کنند با هدف سازمان خود ارتباطی ندارند و نمی‌‌‌دانند چطور باید انتظارات را برآورده کنند.
در نظرسنجی موسسه گالوپ در ماه نوامبر، تنها «کمتر از نیمی» از کارکنان آمریکایی گفته‌‌‌اند که می‌‌‌دانند کارفرمایشان دقیقا از آنها چه انتظاراتی دارد. این یکی از شاخص‌‌‌هایی است که این موسسه برای سنجش مشارکت کارکنان استفاده می‌کند. در ژانویه ۲۰۲۰، این رقم ۵۶درصد بود.
نتایج نظرسنجی جدید نشان داده کارکنان تازه‌‌‌کار، کارکنان جوان‌‌‌تر، افراد مشغول در صنایع شرکتی مثل بیمه و فناوری و مالی، و افرادی که به صورت هیبریدی (ترکیبی از دورکاری و کار حضوری) کار می‌کنند بیشتر محتمل است که ندانند انتظارات شغلی کارفرما از آنها چیست.
این یافته‌‌‌ها به لحاظ منطقی کاملا قابل درکند. مدیران و کارکنان از زمان پاندمی کرونا که زندگی مردم جهان را زیر و رو کرد به سختی توانسته‌‌‌اند از میان تحولات بی‌‌‌سابقه آن دوران، راه را برای خود باز کنند. طبق گزارش گالوپ در اواخر ۲۰۲۴، حدود یک‌چهارم کارکنانی که امکان دورکاری دارند، کاملا به صورت ریموت کار می‌کنند؛ رقمی که سال ۲۰۱۹ (قبل از کرونا) حدود یک‌دهم بود. بر اساس داده‌‌‌های سال ۲۰۲۴، ۵۵درصد دیگر کارکنان، برخی روزها در محل کار حاضر می‌‌‌شوند و سایر روزها را از خانه کار می‌کنند. این رقم در سال ۲۰۱۹، حدود یک‌سوم بود.
این اواخر، تعدیل نیروی گسترده در شرکت‌های تکنولوژی و دولتی و سایر بخش‌‌‌ها باعث شده تعداد نیروهای سازمان‌ها کم شود و طبیعتا این افراد ناچارند حجم کار بیشتری را به دوش بکشند. و در بسیاری موارد، انتظارات با شرایط جدید، تطبیق نیافته‌‌‌اند.
«جرمی گوتن‌‌‌پلن»، مربی رهبری اجرایی ساکن نیویورک می‌‌‌گوید: «به دلیل چند دور اخراج در هر سازمان، دامنه وظایف و مسوولیت‌‌‌های کارکنان بازمانده مدام در حال تغییر است. وقتی به کارکنانی که در شرکت مانده‌‌‌اند نگاه می‌‌‌کنید می‌‌‌بینید که کارها روی دوش آنها تلنبار شده است.»
در ادامه، به چند راهکار برای رفع سردرگمی، در زمانی که دامنه و نوع مسوولیت‌‌‌های یک شغل مبهم است اشاره می‌‌‌کنیم:
انتظارات را از همان ابتدا مشخص کنید
از همان ابتدا مطمئن شوید که دقیقا می‌‌‌دانید پروژه یا شغل مربوطه، شامل چه مواردی است - همراه با هرگونه ضرب‌‌‌الاجل یا معیارهای عملکردی مرتبط - تا هم شما و هم کارفرما درباره آنچه واقع‌‌‌بینانه و مدنظر است توافق داشته باشید. نوشتن این موارد در یک سند مشترک، از هرگونه سوءتفاهمی در آینده جلوگیری خواهد کرد.
یک شرکت املاک و مستغلات از «امبر کرازینسکی» خواست که در عرض سه ساعت، ۸۵ ویدئوی تیک‌‌‌تاک تولید کند. او با دقت فکر کرد و از خود پرسید: «آیا واقعا دوست دارم چنین مشتری‌‌‌ای را قبول کنم؟» این پروژه می‌توانست فرصت خوبی برای دیده شدن شرکت ارتباطاتش به نام «آیوی‌‌‌هیل» باشد، اما امبر می‌‌‌دانست تولید این تعداد ویدئو در این مدت زمان اندک غیرممکن است. بنابراین، پیشنهاد همکاری را رد کرد.
او به طور مرتب به مشتریانش، روند پیشرفت کارها را گزارش می‌دهد و سعی می‌کند پیش از پذیرفتن پروژه جدید، از مشتری سوالاتی بپرسد تا درباره انتظارات، شفاف‌‌‌سازی شده باشد. او این رویه را به یک عادت کاری تبدیل کرده و می‌‌‌گوید: «هر بار که با یک مشتری بالقوه صحبت می‌‌‌کنم، این موضوع را گوشه ذهنم دارم.» او بر آن جنبه شخصیتش، یعنی میل به راضی نگه داشتن دیگران که همواره در گوشش می‌‌‌گوید: «می‌توانی انجامش دهی، یک راهی پیدا کن!» غلبه می‌کند و سوالاتش را می‌‌‌پرسد. و اگر حس کند در برآوردن انتظارات مشتری ناتوان است، درخواست را رد می‌کند. او می‌‌‌گوید: «دوست ندارم روی کسی را زمین بیندازم اما باید شرایطی فراهم کنم که خودم هم بتوانم موفق شوم.»
مرتب بازخورد بخواهید
هیچ‌کس دوست ندارد تمام طول روز را در جلسات بگذراند. اما هماهنگی‌‌‌های بیشتر با مدیر به کارکنانی که در بعضی موارد مطمئن نیستند کمک می‌کند، مثلا وقتی کارمند نمی‌‌‌داند آیا زمان را درست مدیریت می‌کند یا نه. یا نمی‌‌‌داند با مشتری‌‌‌های دردسرساز چطور باید رفتار کند. در این مواقع، هماهنگی با مدیر به نفع کارمند است. روش‌های مختلفی برای ایجاد ارتباط میان کارکنان و فرصت‌‌‌های ارائه بازخورد وجود دارد که سازمان‌ها می‌توانند آنها را کشف و بررسی کنند. این می‌تواند منجر به درک بهتر انتظارات در محیط کار شود.
«برایان اسمیت»، بنیان‌گذار شرکت مشاوره کسب و کار «آی‌‌‌ای» می‌‌‌گوید شرکتش هر هفته به مدت ۳۰ دقیقه، جلسات «قدردانی» برگزار می‌کند.
گرداننده ۲۰ دقیقه اول جلسه، یک مربی است که به شرکت‌کننده‌‌‌ها توصیه‌‌‌هایی در رابطه با مسائلی مثل مدیریت موثر زمان و رسیدگی به مشتریان بدقلق ارائه می‌کند. تاکید بر مشکلات مشخص و ارائه راهکار به کارکنان کمک می‌کند درک بهتری از انتظارات شرکت داشته باشند. در پایان جلسه به شرکت‌کننده‌‌‌ها فرصت داده می‌شود تا چیزهایی را که بابتشان قدردان هستند مطرح کنند.
خودتان سر صحبت را باز کنید
کارکنان لازم نیست منتظر بمانند تا مدیر برای ارائه بازخورد یا شفاف‌‌‌سازی انتظارات پیش‌‌‌قدم شود. اگر نمی‌دانید چطور میان اهداف بلندمدت و مهلت‌‌‌های نزدیک اولویت‌‌‌بندی کنید، می‌توانید هر زمان که لازم بود خودتان پیشنهاد یک گفت‌‌‌وگوی کوتاه بدهید.
«دیل ویلهان»، بنیان‌گذار اندیشکده «دی ورلد ۴» که مدل‌‌‌های جدید کار کردن را بررسی می‌کند می‌‌‌گوید: «مدیریت رو به بالا، به معنای تعامل فعالانه و هدفمند با مدیران، زندگی‌تان را آسان‌‌‌تر می‌کند. فکر نکنید که مدیران همه پاسخ‌‌‌ها را می‌‌‌دانند. ممکن است آنها هم به اندازه شما سردرگم باشند.»
او اما هشدار می‌دهد که در سازمان‌های سنتی و سلسله‌‌‌مراتبی که در آنها زیر سوال بردن مدیر، تابو تلقی می‌شود با احتیاط، دقت و ظرافت عمل کنید.
برای شروع یک گفت‌‌‌وگوی بازخوردمحور، از مدیر خود درخواست ملاقات درباره یک پروژه در دست اجرا را دهید. ویلهان توضیح می‌دهد که اگر جلسه ترتیب داده شد، چطور گفت‌‌‌وگو را پیش ببرید: «ابتدا آنچه از وظیفه‌‌‌تان درک کرده‌‌‌اید را توضیح دهید. سپس از مدیرتان بخواهید آن را تایید یا در صورت لزوم اصلاح کند. بگویید فقط می‌‌‌خواهم مطمئن شوم که درکمان از موضوع، همسو است.»
در ادامه، هر نکته مبهمی که وجود دارد را مطرح کنید. و در پایان، گفت‌‌‌وگو بگویید: «بر اساس گفت‌‌‌وگویمان، متوجه شدم وظیفه من این است که ... . آیا درست متوجه شدم؟»
ویلهان پیشنهاد می‌کند که پس از اتمام جلسه، یک ایمیل با مضمون نکاتی که بر سرشان توافق شده ارسال کنید و تایید مکتوب بگیرید.
به ندای درون خود اعتماد کنید
با توجه به تحولات گسترده‌‌‌ای که در محیط‌‌‌های کار رخ داده، ممکن است کارکنان مدام از وظیفه‌‌‌ای به وظیفه دیگر منتقل شوند یا مسوولیت‌‌‌های بیشتری به آنها سپرده شود یا ناچار شوند بیشتر از قبل در محل کار حضور فیزیکی داشته باشند. اگر همه چیز بیش از حد آشفته به نظر می‌‌‌رسد، اندکی مکث کنید. اولویت‌‌‌هایتان را مرور کنید و سپس روی مهم‌ترین کار تمرکز کنید.
اینمن می‌‌‌گوید: «اگر چیزی درست به نظر نمی‌‌‌رسد، بی‌چون و چرا آن را نپذیرید. هر راهی که به نظرتان درست است - چه ماندن و تلاش کردن برای بهتر کردن اوضاع و چه رفتن - فقط یادتان باشد از چیزی که حس می‌‌‌کنید درست است دست نکشید.»
منبع: AP News
