چگونه یک فضای اداری آرمانی بسازیم؟

این وضعیت، چند سوال را در ذهن ایجاد می‌کند. نخست اینکه آیا واقعا محیط‌‌‌های کار به تقویت فرهنگ سازمانی، بهره‌‌‌وری و سایر نتایج مطلوب منجر می‌‌‌شوند؟ اگر چنین است، به چه محیط‌‌‌های کاری نیاز است که تحقق چنین دستاوردهایی ملموس‌‌‌تر و قطعی‌‌‌تر باشد؟

بر اساس پژوهش‌‌‌های «باکی آکینسانمی اویدجی» (Bukky Akinsanmi Oyedeji)، استادیار استراتژی و کارآفرینی مدرسه کسب‌و‌کار لندن، محیط‌‌‌های کاری می‌توانند اثراتی مثبت یا منفی بر کارکنان و توانایی آنها در انجام وظایفشان داشته باشند. این موضوع همچنین بر اعتبار و وجهه شرکت و توانایی آن برای ادامه همکاری با کارکنان، تامین‌‌‌کنندگان و مشتریان اثر دارد.

 دفتر کار از منظر معماری

باکی که خود یک معمار کارکشته هم هست و سال‌ها تجربه مشاوره معماری به ۵۰۰ شرکت برتر فورچون را داشته، سه جنبه و بُعد خاص از محیط‌‌‌های کاری اداری را شناسایی کرده‌‌‌ است که تجربه انسان از آنها را شکل می‌دهد: محیط (ambience)، ترکیب فضا (spatial configuration)  و جنبه‌‌‌های زیبایی‌‌‌شناختی  (aesthetics). او و همکارانش متوجه شدند که هر یک از این ویژگی‌‌‌های محیط‌‌‌کار می‌تواند توانایی‌‌‌های کارکنان را افزایش دهد یا مانع از دستیابی آنها به عملکرد واقعی‌‌‌شان شود. این ویژگی‌‌‌های محیط کار، سپس بر وضعیت منابع سازمان، چه از نظر هزینه‌‌‌های مدیریت و استفاده از منابع و چه از نظر رابطه با تامین‌‌‌کنندگان و ذی‌نفعان بیرونی اثر می‌‌‌گذارد. آنها بر اساس این ابعاد محیط کار، چهار پیشنهاد ارائه می‌کنند: 

۱- وضعیت نور و هوا را بهبود دهید

نورپردازی بر احساس و کار پرسنل اثر می‌‌‌گذارد؛ چه به صورت فردی و چه به صورت جمعی. اگر نور دفتر کار بیش از حد باشد و از ۲‌هزار لوکس (Lux، واحد اندازه‌‌‌گیری شدت روشنایی) فراتر رود، سلامت افراد به خطر می‌‌‌افتد. محیط‌‌‌های کم‌‌‌نور نیز به حواس افراد و سلامت آنها ضربه می‌‌‌زند و نرخ استعفا را بالا می‌‌‌برد. حتی برخی پژوهش‌‌‌ها به این نتیجه رسیده‌‌‌اند که در محیط‌‌‌های کاری تاریک‌‌‌، تضادهای درون‌‌‌گروهی افزایش می‌‌‌یابد و میزان همکاری به خطر می‌‌‌افتد. اثر نور طبیعی خورشید در کاهش علائم اختلال‌‌‌های فصلی اثبات شده است و می‌تواند فشارها و استرس‌‌‌های کاری را تعدیل کند. نور مناسب، کیفیت خوب هوا و دمای راحت، با سطوح بالاتری از رضایت کارکنان و مشارکت‌‌‌جویی آنها ارتباط دارد. 

سطح صدای محیط نیز مولفه مهم دیگری است. در سطح فردی، سروصدای بیش از حد می‌تواند عملکردهای شناختی مغز را مختل کند و اثر منفی بر بهره‌‌‌وری بگذارد. البته سطحی مناسب از صداهای مرتبط می‌تواند کمک کند. به عنوان مثال، شنیدن صدای نجوای همکاران یا همهمه‌‌‌ای ملایم در پس‌‌‌زمینه، احساس تعلق و اجتماعی بودن به افراد می‌دهد و مانع از فرو رفتن آنها به انزوا می‌شود.

از نظر مصرف منابع هم، شاید شرکت‌های آینده‌‌‌نگر بخواهند به شیوه اثرگذاری طراحی‌‌‌های محیط بر مصرف انرژی و هزینه‌‌‌های خود توجه کنند.

۲- فضا را بسازید

محیط‌‌‌های کاری دارای فضای باز (بدون دیوار و پارتیشن) از خشکی فضا می‌‌‌کاهند. چنین فضایی، ساختارهای سلسله‌‌‌مراتبی و جزیره‌‌‌ای شدن شرکت‌ها را تعدیل می‌کند. همچنین مشوق تعامل، اشتراک‌‌‌گذاری دانش و همکاری افراد با یکدیگر است. با این حال، ممکن است سر و صدای محیط زیاد شود، در بحث‌‌‌ها و جلسات اختلال ایجاد کند یا منجر به استرس شود.

البته لازم نیست همیشه یک محیط کاری کاملا باز یا کاملا بسته بسازید. پژوهش‌‌‌های جدید، مزایایی از ترکیب این دو الگو را نشان داده‌‌‌اند. به عنوان مثال، می‌توان با ترکیب میزها و فضا منجر به افزایش خلاقیت و تعاملات کارکنان شد. در عین حال، چند اتاق خصوصی و حتی عایق صوتی برای جلسات یا کار متمرکز توصیه می‌شود.

۳- خلاق باشید

زمانی که کارکنان قادر به تزئین محیط‌‌‌کار با اشیایی باشند که برایشان احساس شخصی مثبت دارد (مثل قاب عکس خانوادگی یا یک یادگاری)، حس تعلق و کنترل بیشتری نسبت به محیط خواهند داشت. به همین دلیل توصیه می‌شود از خلاقیت آنها کمک بگیرید و تا حد ممکن به آنها آزادی عمل بدهید.

مولفه‌‌‌های زیبایی‌‌‌شناختی مانند گل، گیاه و نقاشی‌‌‌های رنگی می‌توانند انرژی محیط را بالا ببرند. از طراحی‌‌‌ها یا اثاثیه مرسوم فاصله بگیرید. فضاهایی جذاب و بازیگوشانه هم می‌توانید داشته باشید که محرک خلاقیت باشند.

۴- سبز شوید

هنگام طراحی و بهبود فضا به نفع سلامت جسمی و روحی کارکنان، یکی از سیاست‌‌‌های خوب می‌تواند این باشد که در تصمیمات خود از گزینه‌‌‌های پایدار و سبز استفاده کنید تا هزینه‌‌‌های بلندمدت ساختمان نیز کاهش یابد. توجه به پایداری همچنین روحیه و انگیزه کارکنان و سایر ذی‌نفعان شما را بالا می‌‌‌برد.

در هر صورت، باکی هشدار می‌دهد که هر انتخابی در بهبود فضای اداری، همواره منافع و معایبی همراه خود دارد. گاه باید از یک مزیت چشم‌‌‌پوشی کنید و گاه هزینه شما بالا می‌رود. همچنین تصمیمات باید هماهنگی و انطباقی منطقی داشته باشند تا اثربخشی یکدیگر را خنثی نکنند. 

در نهایت، این تصمیمات باید با توجه به شیوه ارزش‌‌‌آفرینی شرکت شما باشند. هر تصمیمی برای هر محیطی مناسب نیست.

منبع: London Business School